【消防士も必携】伝達スキル!

本紹介

伝える目的は理解してもらうだけではなく、その先の行動まで落し込めて伝わったってなります。

理解したと言っても、結局行動が全然ちゃうやんってなれば理解したことにはなりませんよね。

安心してください!

これを読めばあなたは今日から伝え上手に~!


ピラミッドストラクチャー

上の図がその答えです。

結論を根拠が支えていて、その下にさらに根拠の裏付けが土台としてあります。

階層構造がピラミッドのようなのでピラミッドストラクチャーと呼ばれています。

使いこなせるようになるとプレゼンから会議、普段の意見交換や新車購入時の難関である嫁の説得なんかでも非常に有効なツールとなります。

なぜ、ピラミッドストラクチャーが有効かというと

  • 説明が結論から始まるので聞き手が理解しやすく論理としても明確になる
  • 論点がブレない
  • 自分自身でも意見や主張が整理できる

になります。

逆に根拠が薄っぺらな結論や主張ばかりの話は下の写真の様に頭でっかちになって伝わらないし、簡単に崩れてしまいます。

odanより引用

聞き手が理解しやすく論理としても明確になる

結論をまず伝えると、聞き手は「なんで?」となります。それは当たり前で結論はこの時点では聞き手には抽象的でしかないからです。

聞き手が疑問を解消するために次にその根拠を説明します。根拠は3つという決まりはないですが、少なすぎると疑問を解消できず多すぎると聞き手に負担になるので3つぐらいが適当です。この時点では聞き手の頭の中は「そうなんや」になります。

そして最後にその根拠の具体的な実例を挙げれば聞き手は「なるほど!」ってなります。

この時できれば聞き手にとってのメリットまで落し込んで説明するとさらに理解しやすいです。

このように自分の言いたいことを前に出すのではなく、聞き手の理解しやすい流れに沿って伝えることを意識します。

論理って言うと難しく思いますが話が繋がっていればそれが論理です。

これで抽象的だった話がだんだん具体的にイメージできてきます。

論点がブレない

論理が階層で整理されているので横やりが入ろうが、足元を引っ張られようがぐらつかないのでブレも出てきません。

自分自身でも意見や主張が整理できる

ピラミッドストラクチャーを作成する時は結論(上)からでも根拠や事実(下)からでもできますが、上からの場合は聞き手と同じ様になんで?と自身に問いかけその根拠や事実を整理します。

下からの場合はだからどうなん?と考えます。

つまり上の構成は下の要約になりますので作成時に自分の意見や主張が整理でき修正が必要なところも見つけやすくなります。

実際の使い方

簡単な例で実際にやってみます。

コロナ終息後やっと署員との飲食も解禁になり、あなたは歓送迎会の幹事を任されました。

まずは会場選定ですが、中隊長からは居酒屋、救助隊長からはホテルなどの希望が聞こえてきます。

さて、あなたは。。。。

今回の会場はAホテルで実施します

どうしてそこに決まったん?

まず、大きな宴会場があり全員参加しても余裕で一つの部屋で収まります

うちは大所帯やからね

全員参加すると98名ですが、Aホテルは150名までOKです!高校の同窓会でもそこを利用したことがありますが120名入ってもまだまだ余裕があってゆっくり会食できました

広さ的には十分やね

次に駅から直結しているので当日雨でも濡れず行けますし、二次会も駅周辺に居酒屋がたくさんあるので大丈夫です

帰りの電車もすぐ乗れる!

二次会は人数が通常2、3割程度へりますが、居酒屋なら70名程度なら収容できるところが数店ありますので、二次会参加希望者の人数が把握できれば予約しておきます。これで中隊長と救助隊長の両方の希望が通ります

二次会の会場も近くてたすかるわ

最後に予算ですが、交渉の結果大人数なので記念品と合わせて1人7000円に収まりました

高いのか安いのかよくわからん

何言うてはるんですか!通常の宴会コースだけで8000円です。そこに退職者の記念品もぶっこみで7000円はメッチャバリューセットですよ。居酒屋でしたら会費と記念品代とで7000円では無理です

なるほど!

以上の理由から今回の会場はAホテルで実施します

こんな感じになります。結論→説明→結論って感じで結論で中身をサンドイッチにするとより伝わりやすくなります。

相手の話を聞く時にも使えるピラミッドストラクチャー

ピラミッドストラクチャーはプレゼンなどこちらが伝える側の時はもちろんですが、聞き手になった場合にも大変すぐれたシステムです。

話が長くて何が言いたいかわからない上司や、自信が無いのかあまり意見を言わない後輩っていますよね。そんな時にもピラミッドストラクチャーで解決です。

自分の頭の中でピラミッドストラクチャーを立ち上げて、相手の話からそれぞれの部分に入れていくだけです。足りないところは質問して埋めていきます。

歓送迎会の幹事任されてんけど、中隊長は居酒屋で救助隊長はホテルでって言うてるんで調べてんけど居酒屋は全員は入れそうなとこが無くて、Aホテルはいけそうやねん。なんとか安くしてもらえそうやし、そこなら駅も近いし周りにいろんな店もあるから二次会もすぐ行けると思うねん。それでええかな?

。。。。。。。

ええかなって?Aホテルが結論で、理由は全員収容出来て会費も安くて駅チカで周りに二次会会場もあるんや。でもなんかまだようわからんのでちょっと聞いてみよ。

Aホテルに決定したのはわかったけど、具体的にAホテルの収容人員と二次会会場はどんなんがあって実際の会費はいくらなの?

え~と収容人員は〇△□

と、こんなふうにで空白のボックスを埋めていく感じです。これをマスターすれば会議時間短縮、プレゼン力倍増、そして混乱した災害現場でも状況の把握などにも役立ちます。

まとめ

ピラミッドストラクチャーで聞き手の理解に沿う

聞く時も頭の中にピラミッドストラクチャー

結論(主張)で具体的な内容を挟み込む

おまけ

根拠を説明する時の方法を2つ説明します。

  • 演繹法
  • 帰納法

この2つです。

えんえきほう、きのうほうって読みます。名前はなんか難しそうですが内容は簡単でどちらも結果を予測するのですが、その方法が違います。

演繹法は、一般的に知っていることから想像して予測する方法です。

鳥=飛べる

スズメ=鳥

スズメ=飛べる

帰納法は、事実からパターンを見つけて結果を予測します。

大阪で見たカラス=黒い

東京で見たカラス=黒い

シカゴで見たカラス=黒い

ロンドンで見たカラス=黒い

カラス=黒い

帰納法の方が事実のみで予測してるんで精度はあがります。

まあそんなもんやと覚えといてください。

今日はここまでです。

最後に、話を伝える、聞くっていってもいろんな状況があります。

特に相談事や悩みを聞くときは、相手は問題解決を望んでいるのではなく、ただ話を聞いて欲しいだけの時もありますので、そのあたりはairをreadingして判断しましょう!

参考資料

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